Capítulo del libro Conceptos introductorios al estudio de la información documental (EDUFBA y Pontificia Universidad Católica del Perú, 2005), difundido por SciELO Libros bajo licencia Creative Commons BY 4.0. Parte de la idea de que el documento cumple su fin solo cuando comunica información a un usuario, y analiza el sistema documental como proceso de comunicación. Explica los factores que dificultan el acceso a la información (crecimiento y dispersión de documentos, cambio tecnológico), las funciones del sistema documental (adquirir, conservar, identificar, representar y difundir), los principios teóricos de la documentación y las leyes que guían su práctica, base para comprender la organización, recuperación y acceso seguro a la información.